Politique de confidentialité

1. Personne responsable

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Konvo est [Nom et titre de la personne responsable]. Pour toute question, demande ou plainte : [Courriel de la personne responsable], ou par la poste au [Adresse du siège].

2. Nos deux rôles

• Pour les renseignements de nos clients (les personnes qui créent un compte et les boîtes de production), Konvo est responsable des renseignements.
• Pour les renseignements que nos clients inscrivent sur leurs équipes (pigistes, personnes-contacts), Konvo agit comme fournisseur de services pour le compte de la boîte de production, qui en demeure responsable. Une demande sur ces renseignements devrait d'abord être adressée à la production concernée; nous l'aiderons à y répondre.

3. Renseignements recueillis

• Titulaire du compte : prénom, nom, courriel, cellulaire, poste, langue et mot de passe (conservé seulement sous forme chiffrée irréversible).
• Boîte de production : nom, adresse, téléphone, site Web, logo et personnes-contacts.
• Paiement : le nom, l'adresse de facturation et la carte sont recueillis directement par Stripe. Nous recevons l'état de l'abonnement et les factures, jamais le numéro complet de la carte.
• Équipe de tournage (inscrite par le client) : nom, courriel, téléphone, département, poste, heure d'appel et, au besoin, allergies ou restrictions alimentaires et notes internes.
• Consultation des call sheets : date et heure d'ouverture du lien personnel, confirmation de réception et version consultée.
• Formulaire de contact : nom, courriel et message.
• Données techniques : adresse IP et type de navigateur, utilisés pour la sécurité (par exemple pour limiter les tentatives de connexion) et conservés dans les journaux de nos hébergeurs.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir le service : créer les call sheets, les envoyer, envoyer les rappels et les mises à jour, et afficher le suivi des confirmations.
• Gérer l'abonnement, la facturation et les taxes.
• Répondre à vos demandes de soutien.
• Assurer la sécurité du service et prévenir la fraude.
• Respecter nos obligations légales, notamment fiscales.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Konvo ne fait ni profilage ni prise de décision automatisée à votre sujet.

5. Renseignements sensibles

Une allergie ou une restriction alimentaire est un renseignement de santé, donc sensible. Elle n'est inscrite que si la production le juge utile pour la sécurité et les repas du tournage, avec le consentement exprès de la personne. Elle est réservée à la production : elle n'apparaît que dans l'application et dans le PDF que la production télécharge, jamais dans les courriels, les liens ou les PDF envoyés à l'équipe.

6. Témoins (cookies)

Konvo utilise seulement des témoins nécessaires à son fonctionnement :

• konvo_session : garde votre session ouverte après la connexion;
• konvo_lang : retient la langue choisie (français ou anglais).

Pendant le paiement, Stripe peut utiliser ses propres témoins pour prévenir la fraude. Konvo n'utilise aucun témoin publicitaire ni outil de mesure d'audience.

7. Fournisseurs et communication à des tiers

Nous confions certains traitements à des fournisseurs, liés par contrat, qui n'utilisent les renseignements que pour nous rendre service :

• Supabase (base de données), serveurs situés aux États-Unis (Virginie);
• Vercel (hébergement de l'application), serveurs situés aux États-Unis;
• Resend (envoi des courriels), aux États-Unis;
• Stripe (paiement et taxes), au Canada et aux États-Unis;
• services cartographiques et météo (OpenStreetMap, Photon, OSRM, Open-Meteo), surtout en Europe : ils reçoivent l'adresse ou les coordonnées des lieux de tournage, jamais le nom ou les coordonnées des personnes. Les cartes affichées sont chargées depuis les serveurs d'OpenStreetMap, qui reçoivent l'adresse IP de la personne qui consulte.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple à la demande d'une autorité compétente.

8. Renseignements hébergés hors du Québec

Plusieurs de nos fournisseurs conservent des renseignements à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons, par contrat, qu'ils bénéficient d'une protection adéquate. Ces renseignements peuvent être soumis aux lois du pays où ils sont conservés.

9. Sécurité

• Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS) et la base de données est chiffrée au repos.
• Les mots de passe sont conservés sous forme chiffrée irréversible.
• Chaque call sheet est consultée par un lien personnel difficile à deviner.
• L'accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de ces incidents.

10. Conservation

• Les renseignements du compte, du répertoire et des call sheets sont conservés tant que l'abonnement est actif. Le client peut supprimer en tout temps un pigiste, un projet ou son logo.
• Après la fin de l'abonnement, ils sont supprimés ou anonymisés au plus tard 90 jours plus tard, sauf demande de copie de votre part.
• Les renseignements de facturation sont conservés 6 ans, comme l'exigent les lois fiscales.
• Les messages envoyés par le formulaire de contact sont conservés au plus 2 ans.

11. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• demander l'accès à vos renseignements personnels et en obtenir une copie;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement à leur utilisation;
• demander qu'ils vous soient transmis, ou transmis à une autre organisation, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• demander la cessation de leur diffusion.

Écrivez à la personne responsable à [Courriel de la personne responsable]. Nous répondons dans les 30 jours. Ce service est gratuit, sauf des frais raisonnables de transcription ou de transmission, annoncés à l'avance. Si vous êtes insatisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

12. Mineurs

Le service s'adresse aux entreprises et aux adultes. Lorsqu'une production inscrit les renseignements d'un enfant de moins de 14 ans (par exemple un jeune comédien), elle doit obtenir le consentement du titulaire de l'autorité parentale.

13. Modifications

Nous publions toute modification de cette politique sur cette page, avec sa date de mise à jour. Pour un changement important, nous vous en avisons aussi par courriel.

14. Nous joindre

[Raison sociale de l'entreprise], [Adresse du siège]

Personne responsable : [Nom et titre de la personne responsable], [Courriel de la personne responsable]. Vous pouvez aussi nous écrire par le formulaire de contact.